So funktioniert Exapost

Schritt 0

Der erste Überblick

Nach der Anmeldung landen Sie auf der Übersicht. Sie zeigt nur zwei Zahlen: wie viele Adressen in Ihrer Liste stehen und wie viele Kampagnen es gibt. Darunter steht der Dreisprung, der immer gleich bleibt: Absender festlegen, Empfänger importieren, Newsletter schreiben.

Schritt 1

Absender und Impressum

Das ist die einzige Einrichtung, die Exapost wirklich braucht. Ohne Absender-Adresse und Impressum lässt sich keine Kampagne verschicken, und das ist Absicht.

1. Oben rechts auf Einstellungen gehen.
2. Absendername eintragen. Das ist der Name, den Ihre Leser im Posteingang sehen, meist der Firmenname.
3. Absender-E-Mail eintragen. An diese Adresse gehen Antworten.
4. Impressum ausfüllen. Wenn Sie unsicher sind, hilft der Knopf „Impressum mit Assistent erzeugen".
5. Speichern. Fertig.

Schritt 2

Empfänger importieren

Adressen kommen als einfache Liste herein, eine pro Zeile. Name und Anrede sind freiwillig, machen die Mail aber persönlicher.

1. Auf Empfänger gehen.
2. In das große Feld je Zeile eine Adresse schreiben: anna@beispiel.de;Anna Muster;Frau
3. Wahlweise gleich eine Liste auswählen, dann landen alle dort.
4. Auf Importieren klicken. Doppelte Adressen überspringt Exapost von selbst.

Schritt 3

Die Kampagnen-Seite: hier entsteht der Newsletter

Ein Newsletter heisst bei Exapost Kampagne. Solange er nicht raus ist, ist er ein Entwurf: Sie können ihn beliebig oft ändern, ansehen und an sich selbst schicken. Es geht nichts raus, bevor Sie auf Senden klicken.

Die Seite hat drei Spalten, und wenn Sie die einmal kennen, kennen Sie den Editor:

1. Links oben Ihre Kampagnen. Die neueste steht oben, darunter steht, ob sie Entwurf ist oder versendet. Mit + Neue Kampagne fangen Sie eine neue an.
2. Links unten die Bausteine. Das sind die Teile, aus denen eine Mail besteht: Header, Hero (grosses Bild mit Überschrift), Text, Knopf, Bild, Spalten, Produkt-Spalten, Wechsel Bild/Text, Trenner, Social-Leiste, Footer. Wie viele Spalten und Reihen, und wie sie auf dem Handy stehen, stellen Sie rechts in den Eigenschaften ein. Ein Klick setzt den Baustein in die Mail, ziehen geht auch.
3. In der Mitte Ihre Mail. Was dort steht, geht genau so raus. Klicken Sie einen Text an und schreiben Sie los.
4. Rechts die Eigenschaften. Sobald Sie einen Baustein anklicken, stehen dort seine Einstellungen: Bild tauschen, Farbe, Ausrichtung, Link.

Die ersten fünf Minuten

1. Oben in der Navigation auf Kampagnen, dann auf + Neue Kampagne.
2. Betreff eintragen. Das ist die Zeile, die im Posteingang steht. Der Vorschautext darunter ist optional und erscheint daneben.
3. Entweder die KI schreiben lassen: ins Feld oben hineinschreiben, worum es geht, dann auf Newsletter erstellen. Je konkreter, desto besser, also Anlass, Ziel, Tonfall und gern auch Stückzahl („6 Produkte“) und Preisgrenze.
4. Oder selbst bauen: links auf die Bausteine klicken und Texte direkt in der Mail überschreiben. Beides lässt sich mischen, die KI kann einen bestehenden Entwurf auch nur überarbeiten.
5. Auf Speichern klicken. Erst dann ist die Änderung sicher.
6. Auf Versand → klicken: das speichert und öffnet die Versandseite. Wie es dort weitergeht, steht im nächsten Schritt.

Die Handgriffe, die man täglich braucht

1. Umsortieren: den Baustein am Griff ⠿ packen und nach oben oder unten ziehen.
2. Löschen: Baustein anklicken, dann auf das Papierkorb-Symbol.
3. Bild tauschen: aufs Bild klicken. Sie können eines hochladen oder in der eingebauten Bildersuche eins aussuchen.
4. Link setzen: Knopf oder Bild anklicken und rechts die Adresse eintragen.
5. Persönlich werden: {{anrede}} und {{name}} in den Text schreiben. Beim Versand setzt Exapost dort die Anrede und den Namen des Empfängers ein, bei unbekanntem Namen Ihre Standard-Anrede.

Schritt 4

Testen und versenden

Vor dem echten Versand geht immer erst eine Testmail an Sie selbst. So sehen Sie die Mail genau so, wie Ihre Leser sie bekommen.

1. Die Versandseite öffnen: im Editor über Versand → oder oben über den Reiter Versand, dann links die Kampagne wählen.
2. An mich klicken und die Testmail im eigenen Postfach ansehen.
3. Wenn alles passt: An … Empfänger senden.
4. Exapost prüft den Entwurf vorher automatisch. Tote Knöpfe, fehlende Bilder oder ein bedenklicher Text halten den Versand an, bevor er rausgeht.
5. Der Versand läuft im Hintergrund, und die Versandseite wird zur Live-Ansicht: wie viele Mails schon raus sind, das Tempo, wann alles verschickt ist, dazu Öffnungen, Klicks, Bounces und Abmeldungen, die meistgeklickten Links und die Öffnungen je Stunde. Die Zahlen aktualisieren sich von selbst. Darunter steht im Versandlog jede einzelne Adresse mit ihrem Zustand.

Schritt 5

Nachsehen, was angekommen ist

Unter Statistik steht, wie die letzte Aussendung gelaufen ist: zugestellt, geöffnet, geklickt. Darunter die Klick-Karte, die zeigt welcher Link wirklich gezogen hat.

Mehr herausholen

A/B-Test: mehrere Betreffzeilen gegeneinander

Der Betreff entscheidet, ob eine Mail überhaupt geöffnet wird. Statt zu raten, welcher der bessere ist, lassen Sie sie gegeneinander antreten: Jede Variante geht an einen kleinen Teil der Liste, und wer nach ein paar Stunden vorne liegt, geht automatisch an alle übrigen.

„A/B" ist dabei nur der übliche Name. Bei zwei Varianten muss niemand stehenbleiben: Exapost lässt bis zu zehn zu, also A bis J. Das ist der eigentliche Gewinn daran, dass die KI die Varianten schreibt. Zehn Betreffzeilen von Hand formuliert sonst keiner, und genau deshalb wurde früher fast immer nur mit zweien getestet.

1. Die Kampagne wie gewohnt schreiben. Der fertige Betreff ist automatisch Variante A.
2. Auf der Versandseite im Kasten A/B-Test weitere Varianten anlegen: entweder selbst tippen oder auf KI-Vorschläge klicken. Wahlweise geben Sie eine Richtung vor, etwa „Jugendsprache" oder „über 60".
3. Test-Anteil je Variante festlegen, dazu das Zeitfenster für die Entscheidung und die Metrik (Öffnungen oder Klicks).
4. Auf Mit A/B-Test senden. Das ist schon der Versand: die Testgruppen bekommen ihre Variante sofort, den Rest macht Exapost allein. Ein zusätzliches „Senden“ braucht es nicht.

Während der Test läuft, steht auf der Versandseite (links unter „Läuft“) ein Countdown bis zum vollen Versand und das Ranking der Varianten, das sich von selbst aktualisiert. Sobald das Zeitfenster abgelaufen ist, geht die Variante auf Platz 1 von selbst an den Rest der Liste, ohne dass Sie noch einmal hinschauen müssen.

Wenn es von allein laufen soll

Automationen

Eine Automation ist ein einfacher Satz: Wenn etwas zutrifft, dann passiert etwas. Damit bauen Sie eine Begrüßung für neue Anmeldungen, holen eingeschlafene Leser zurück oder sortieren treue Leser in eine eigene Liste.

1. Auf Automationen gehen und + Neue Regel wählen, oder eine fertige Vorlage nehmen.
2. Bedingung wählen, zum Beispiel „seit Anmeldung ≥ 1 Tag".
3. Aktion wählen, zum Beispiel „sende Willkommens-Newsletter".
4. Mit dem Schalter aktivieren. Der Hintergrund-Lauf prüft die Regeln jede Minute.

Für Händler

Den eigenen Shop anbinden

Wenn Exapost Ihre Artikel kennt, schreibt die KI den Newsletter mit echten Namen, Preisen und Links statt mit erfundenen Beispielen. Wir lesen dabei nur, an Ihrem Shop ändert sich nichts, und Zugangsdaten brauchen wir keine.

1. In den Einstellungen zur Karte Shop-Anbindung.
2. Shop-Adresse eintragen und auf Suchen. Exapost findet den Produktfeed meistens von allein.
3. Kein Feed vorhanden? Dann einzelne Artikel- oder Kategorie-Adressen einwerfen, das klappt bei fast jedem Shop.
4. Jetzt holen klicken. Die Artikel stehen ab sofort im Entwurf zur Verfügung.

Für mehrere Marken

Bereiche

Wer mehrere Marken, Filialen oder Mandanten betreut, legt je Marke einen Bereich an. Jeder Bereich hat eigene Empfänger, eigene Kampagnen, einen eigenen Absender und ein eigenes Erscheinungsbild. Oben rechts wechseln Sie zwischen ihnen.